Способы обеспечения безопасности ваших электронных документов в долгосрочной перспективе

Типичный день каждого офисного работника начинается с компьютера. Вы сохраняете, обмениваетесь и работаете с невероятным количеством информации. Вы когда-нибудь задумывались, насколько уязвимы электронные файлы и электронные письма? Без надлежащей защиты и безопасности компания постоянно подвергается риску утечки конфиденциальной информации о своей деятельности и данных клиентов.

По данным TechWorld, в 2015 году было потеряно или украдено более 707 миллионов файлов, включая фотографии, информацию о кредитных картах, контракты, номера телефонов и многое другое. Только представьте, как это может повлиять на бизнес и ваших клиентов. Чтобы предотвратить хакерские атаки, ниже приведены проверенные и простые способы обеспечения защиты всех данных компании. Если Вам нужны запчасти к вашему компьютеру, рекомендуем купить на сайте https://220.lv/ru/kompyuternaya-tehnika/vneshnie-nositeli-dannyh/vneshnie-zhostkie-diski

1. Запланируйте, как документы будут храниться
Прежде всего, вы должны договориться о способах управления, хранения и получения ваших электронных документов. Запишите всю личную информацию, которую вы имеете на своих ноутбуках. Свяжитесь с отделом продаж, отделом кадров, операционным отделом, чтобы получить полное представление о том, какую информацию получают и хранят. Сосредоточьтесь на этих вопросах:

Какую информацию вы собираете? Это личные данные клиента, данные кредитной карты, юридические предложения или счета?
Где вы храните эту информацию? Вы держите это в одной централизованной сети или отдельных ноутбуках? Вы держите это в папках или внешних картотечных шкафах?
Кто может получить доступ к информации? Кто-нибудь может получить доступ к информации? У кого есть разрешение на доступ к файлам?

Как только вы поймете вышеизложенное, вам станет легче начать структурировать процесс защиты конфиденциальной информации. Вот почему так важно установить иерархическую структуру папок. Это может занять время, чтобы создать и привыкнуть, но выгоды будут долгосрочными.

2. Регулярные резервные копии
Как часто вы должны делать резервные копии ваших документов? Как только вы начали резервное копирование данных, вы должны делать это регулярно – ежедневно, если это возможно. Чтобы обеспечить максимальную защиту ваших данных, рассмотрите возможность использования локальных и внешних резервных копий. Резервное копирование на месте означает сохранение информации на внешнем диске – это самый простой и быстрый способ защиты данных. Однако внешний диск сам по себе не подходит, поэтому не стоит слишком на него полагаться. Автономное резервное копирование – это буквально резервная копия, хранящаяся «вне сайта» (например, Dropbox).

3. Контролировать доступ
Если вы решили хранить все документы в папках, убедитесь, что у вас есть полный контроль доступа к ним, поскольку это исключает риск удаления документа. Контроль доступа позволит вам отслеживать количество пользователей, которые могут вводить, редактировать и удалять определенный документ. Мы не рекомендуем использовать защищенную паролем папку или документы. Хотя многие приложения для редактирования документов позволяют установить пароль для защиты ваших документов, существует вероятность 50/50 его взлома.

4. Приведите в порядок свои файлы
Будьте честны – сколько раз вы хранили информацию клиента, потому что думали, что она понадобится вам позже? Сохраняйте только ту информацию, которая определенно необходима, а если нет – не собирайте ее. Чтобы ваш рабочий стол всегда был чистым, очистите информацию перед выходом из системы или назначением ее другому пользователю. Обязательно проверяйте каждый документ перед его удалением, поскольку он может содержать ценную информацию. Создайте офисную среду, в которой ваши сотрудники понимают важность хорошего ведения дел. Решите, кто будет отвечать за регулярную очистку файлов и как им управлять, исследуйте лучшее программное обеспечение, которое может помочь идентифицировать дублированный или избыточный контент. Купить компьютер можно на сайте https://220.lv/ru/kompyuternaya-tehnika/personalnye-kompyutery

5. Используйте шифрование
Чтобы защитить отдельные файлы от утечки, настоятельно рекомендуется зашифровать их. Зашифруйте всю информацию, хранящуюся на вашем ноутбуке или в компьютерной сети. Не забудьте зашифровать всю конфиденциальную информацию, которую вы передаете по электронной почте третьим лицам. Фактически, 63% компаний используют электронную почту для обмена файлами, и если они не зашифрованы должным образом, эти электронные письма можно легко отследить и украсть.
Такие инструменты, как виртуальная частная сеть или VPN, шифруют ваш интернет-трафик, но если вам нужна защита локальных файлов, найдите программное обеспечение для шифрования. Есть из чего выбирать, и они хорошо оснащены такими функциями, как виртуальное уничтожение файлов, самошифрование файлов или токенизация.